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貴州理工學院學生檔案管理辦法
作者: 來源: 發布日期:2016-07-26 瀏覽次數:

貴州理工學院學生檔案管理辦法

第一章   

第一條  為進一步加強學生檔案管理工作,實現學生檔案管理標準化、規范化、科學化,不斷提高學生檔案管理工作水平,充分發揮學生檔案在學生教育、管理與就業工作中的作用,根據國家有關法律法規以及學生管理工作的規定,結合我校實際,特制定本辦法。

第二條  學生檔案是學生自升入中學至大學畢業階段所形成的有保存價值的文字資料,是學生學習階段情況的真實記載,它為學生畢業后的就業單位或更高層次的學歷培養部門提供可靠的依據。學生檔案管理是指對反映學生個人經歷和德、智、體、美等各方面表現的各種文件材料進行收集、整理和歸(建)檔,以及學生檔案的利用、轉遞等管理工作。

第三條  學生檔案應明確專人管理,管理人員必須政治可靠,作風正派,能遵守黨的紀律,嚴守秘密,熱愛本職工作,刻苦鉆研業務,積極為學生管理工作服務。學生檔案管理工作堅持“為人事工作服務,為經濟建設服務”和“為學生服務”的基本原則,堅持維護真實性和完整性的工作準則,實行統一管理、嚴守秘密的保管辦法。

第四條  學生檔案工作在學校黨委統一領導下,由各學院黨總支具體負責管理,同時接受學校學生工作部的監督、指導。學校各學院及各有關部門要將學生檔案材料的形成、積累、整理、歸檔等各環節納入本部門學生管理工作中去,維護材料的真實面貌。在學生檔案管理工作中,必須貫徹執行黨和國家有關檔案保密的法規和制度,嚴格保管,確保學生檔案的完整與安全。

第二章  管理單位及職責

第五條  學生檔案由其所在學院根據自身情況指定學生科

專人管理,業務工作要接受本單位黨總支的領導和學校學生工作部的檢查、指導。

   第六條  學生檔案管理職責

   (一)學生所在學院負責保管學生檔案;收集、鑒別和整理學生檔案材料;辦理學生檔案的查閱、借閱和傳遞;更新檔案材料內容;為有關部門和用人單位提供學生檔案材料內容;負責學生檔案內容的安全、保密保護;根據自身情況制定本學院檔案管理細則;處理檔案因特殊原因的移交以及其它有關事宜。

   (二)學生工作部、教務處等相關部門負責檔案材料管理的指導、協調和服務工作。制定學校學生檔案管理的相關規章制度。

第三章學生檔案材料的歸檔制度

第七條  歸檔范圍

學生在校學習期間應該歸檔的材料包括以下內容:

   (一)學生中學階段形成的材料:包括團建材料、黨建材料、高中畢業生登記表、學習成績登記表、體質測試表、健康測試表、中學生社會實踐活動登記表、中學生體育合格標準測試證()、中華人民共和國學生體育合格證、高等學校考生招考登記表、高等學校招生考生體格檢查表等。(各地因地區差異,材料會有所不同,中學材料以學生所在中學或省招辦寄來為準,做好保存,及時入檔)

   (二)學生進入我校學習后形成的材料:

1.錄取通知書存根

2.學習成績材料

3.畢業材料:包括《高等學校畢業生登記表》、《普通高等學校畢業生就業報道通知書》(存根)

4.畢業生體檢表

5.獎勵證明材料

6.違紀處分材料

7.組織發展材料:加入中國共產黨、共青團或民主黨派的組織審批材料

8.非正常畢業學生學籍變動材料

9.學生貸款材料

10.其他供組織人事部門參考的應當歸檔的材料。

第八條  歸檔要求及時間、手續

(一)學院學生檔案管理部門要按照歸檔范圍及要求,將應歸檔的材料,收集齊全、完整,所有歸檔材料必須是有關手續完畢的最終材料。歸檔材料必須完整、真實,文字清晰、對象明確,有形成材料的主辦部門(單位)及日期。個人文字材料必須有本人簽字,凡規定由有關部門審查蓋章的材料,相關部門必須加蓋公章。

   (二)凡需歸檔的材料應使用規范的辦公用紙,文字須是鉛印、膠印、油印,一律用藍黑色鋼筆(或簽字筆)填寫,嚴禁使用純藍鋼筆、圓珠筆填寫或復寫,以利于檔案的保存與使用。歸檔材料應當是原件,特殊情況存入復印件的,應當在復印件上注明原件保管單位,并加蓋公章。

  (三)新生檔案材料在新生入學3個月之內由各學院輔導員、班主任負責收齊后按一定程序轉交給該院檔案管理人員,嚴格交接手續。

(四)教務、學生處等相關部門應將學生相應的獎勵、處分、學籍變動、成績單等有關材料及時轉交學院檔案管理人員,存入學生個人檔案。

(五)學生畢業期間,學生資助管理中心、校醫院、招生就業部門應及時將貸款學生還款確認書、畢業生體檢表、就業通知書轉交各學院檔案管理人員,各院有關部門也應將本院畢業學生成績單、團建材料、黨建材料、大學畢業生登記表等材料轉交本院檔案管理人員,及時入檔。

第四章學生檔案的保管和查閱

  第九條  學生檔案的保管應嚴格遵守國家及學校有關檔案管理的安全規定。各學院必須指定專人負責管理學生檔案,建立本院學生檔案管理制度,對接收的學生檔案和相關材料要及時進行整理、歸檔,要嚴格執行安全和保密制度,嚴禁任何個人私自保存學生檔案。不得隨意堆放,嚴防檔案的毀損、失散和泄密,做

好檔案的防火、防盜、防鼠蟲、防塵、防光、防潮工作。

第十條  學生檔案的查閱制度:

(一)因工作需要,以下人員可查閱學生檔案:

1.校領導;

2.與學生管理有關的職能部門、教學單位負責人或具體經

人;

3.持有相關證明或介紹信的校外單位組織人事等部門人員。

(二)查閱學生檔案應在學生檔案室進行,并履行登記手續,并注明查閱事由。學生不得查閱本人或他人檔案,檔案管理人員也不得向學生本人泄漏檔案內容。

(三)凡需查閱學生檔案,或復印、摘抄檔案內容,須填寫《學生檔案查閱審批表》,由查閱單位負責人和學生檔案所在學院分管負責人簽批同意后方可。

(四)檔案管理人員及查閱人員應嚴格遵守保密制度和閱檔規定,嚴禁涂改、圈劃、拆散、抽取、撤換檔案材料;不得泄露或擅自向外公布檔案內容;不得擅自拍攝復制檔案內容。確因工作需要從檔案中取證的必須經學生工作部同意。

  (五)學生檔案原則上不外借,確因工作需要必須借閱的,應當由借閱單位開具證明,填寫《學生檔案借閱審批表》,說明借閱理由及歸還時間,并由分管領導簽字后方可借閱。用畢后應及時歸還,借閱時間不得超過7天(含休息日),外借檔案歸還時,檔案管理人員應根據檔案目錄核對材料,履行歸還手續。

  (六)對于違反借、查閱制度人員,視其情節輕重,上報主管單位或分管領導予以批評教育,給予紀律處分,直到追究法律責任。

第五章  學生檔案的轉遞和托管

第十一條  非正常畢業離校學生。非正常畢業離校學生(包括退學、轉學、開除、自然死亡等)的檔案根據學校正式發文或退學證明,將正式文件原件放入學生檔案,及時辦理檔案轉遞手續。

第十二條 畢業生檔案的轉遞工作,按有關規定組織實施。

第六章  附則

第十三條  本辦法適用于本校全日制普通本科生的檔案管理。

第十四條  本辦法如與上級規定不符時,按上級有關規定執行。

第十五條  本辦法由學生工作部負責解釋,自公布之日起執行。

 

                           貴州理工學院

                                2016726

 

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